我们必须讨论记录保存系统吗?
这篇文章是由Dr. 亚历克斯·怀特，弗吉尼亚理工大学乳业科学兼职教授. 你可以万博登录页面博士. 电邮地址: axwhite@vt.edu.
我认识的人(除了一些会计师)实际上不喜欢做记录. 更少的人真正喜欢归档、分类和组织记录. 我是说，为什么鞋盒不够好?! 鞋盒是个不错的开始, 但是你的记录系统应该允许你及时准确地获取你需要的信息, 以你需要的形式. 您的记录中的信息可以对您的管理决策和分析您的经营有很大的帮助.
你的记录系统可以帮助你收集以下方面的有用信息:
- 法律问题
- 的行为, 标题, 合同, 规章制度, 许可证, 认证, 过渡计划, 房地产计划, 购买/出售协议, 伙伴关系协定, 劳工政策/手册
- 生产问题
- 杀虫剂的使用, 群健康, 营养, 遗传学和育种, 牛的库存, 饲料库存, 供应库存, 作物产量, 土壤测试/调查, 客户名单, 供应商列表
- 财务问题
- 资产负债表，损益表(P&L)、现金流量预算、企业预算、应付/应收账款、盈亏平衡价格 & 收益率, 保险政策, 债务文件, 还款时间表, 财务比率分析, 退休 & 投资报表
- 个人问题
- 遗嘱, 委托书, 推进医疗指示, 紧急万博登录页面人, 所得税记录, 信用卡记录, 家庭记录, 出生证明, 护照, 社会保障卡
- 信用记录
农场和小型企业应该尝试将两个主要功能纳入他们的记录系统:
权责发生制会计
这是记录收入和费用的一种更准确的方法. 它只需要开始和结束的资产负债表——你应该已经准备好了! 大多数万博登录页面机构倾向于使用权责发生制会计或权责发生制调整会计进行分析. 这基本上可以帮助他们对公司的实际盈利能力有一个更清晰的认识, 它消除了基于现金的会计系统(预付费用)中常见的税收变动对盈利能力的影响, 应收账款累积, 等.).
企业会计
这对管理者来说非常重要! 这是一种将收入和费用直接分配给适当企业(玉米)的方法, 干草, 牛/小腿, 等.)而不仅仅是记录整个农场的总数. 这使得管理人员能够看到他们农场或企业各个方面的盈利能力. 它还允许他们计算每个企业的盈亏平衡价格和收益. 企业会计是管理者可用的最强大的工具之一!
随着时间的推移，一个有条理的记录保存系统会成为你最好的朋友. 但这是一种你真的需要努力才能持久的友谊. 这需要时间、练习、纪律和持之以恒. 这需要一些尝试和错误来找出什么适合你，什么不适合你. 这里有一些技巧可以帮助你建立一个可用的、准确的、不太耗时的记录系统.
在你忙得不可开交之前，向有农业或小型企业经营经验的会计咨询，以正确地建立你的系统. 得到会计的建议，建立一个有效的系统，将满足你的需要. 第一次就正确做，比回头去纠正错误要好得多, 或更糟的是, 根据不正确的信息做出决定.
- 找到一个你喜欢和理解的，并且愿意持续使用的系统. 如果你不喜欢或者不理解这个系统, 你不会使用它——你只是浪费了宝贵的时间和精力.
- 从简单开始，逐步完善你的系统. 这意味着您应该从一个满足操作的最低要求的系统开始. 一旦你习惯了这个系统, 慢慢地改进它，从你的记录中获得更多有用的信息. 不要尝试立即实施一个全面的系统——它太吓人了，你会犯很多错误. 保持简单!
- 将记录保持的责任分配给你的操作中的一个人. 这有助于防止事情被遗漏. 它还减少了不一致性、冗余和常见错误. 然而, 操作中的每个人都需要与这个“记录员”合作，以确保他/她得到所需的信息, 以需要的方式, 及时地. 相信我，这将减少每个人的头痛!
- 把你的档案系统看作是一种管理工具，而不是税务和贷款机构的“必备品”. 在你现有的记录中有一个强大的信息海洋，可以帮助你做出更明智的决定. It can help you determine: where you are making money and where you are losing money; the minimum price you need to receive to cover your costs; your financial strengths & weaknesses; potential problems you may be facing, 等.
你的记录系统可以为你提供宝贵的信息，帮助你成为一个更好的管理者. 相反，试着不要把它当作一种不可避免的罪恶, 对待它就像对待农作物和牲畜的生产计划一样严肃. 当您将记录放入系统时，可能看起来不是很有趣, 但你会有一个爆炸使用的信息，在你的记录!